Laden en tanken van de vloot op één platform

De uitdaging

Een verhuurvloot staat nooit stil. Bij AVIS komen auto's de hele dag terug, worden ze klaargemaakt, bijgetankt of aan de lader gezet, en gaan ze weer de deur uit. Elke tankbeurt hoort daarbij bij een voertuig, bij een reden en bij een kostenplaats. En die reden doet ertoe: die bepaalt bij welke kostenpost een tankbeurt hoort.

Daar komt de elektrificatie bij. Met elke elektrische auto in de vloot groeit er naast de brandstof een tweede energiestroom, met een eigen eenheid en eigen apparatuur. De laadpalen op de vestigingen deden wat ze moesten doen: laden. Alleen stond elke paal op zichzelf, zonder centrale plek waar te zien was welke auto wanneer hoeveel had geladen.

Dat is geen kwestie van slecht georganiseerd zijn. Het is wat er gebeurt als een vloot sneller verandert dan de systemen eromheen. AVIS wilde één plek waar tanken en laden samenkomen, op het moment dat het gebeurt.

Het echte probleem: welke liter hoort bij welke auto?

Registreren is het makkelijke deel. De lastige vraag komt later, als de facturen binnenkomen. Een brandstofleverancier factureert per pas, per station en per tijdstip, in een eigen formaat. Op de vestiging is getankt per kenteken, met een reden en een ordernummer. Die twee moeten liter voor liter op elkaar aansluiten voordat je weet wat een vestiging werkelijk aan brandstof kwijt is. En AVIS werkt met meerdere leveranciers tegelijk.

Daarom begint het platform bij de bron:

• Het kenteken wordt met de camera gelezen en direct opgezocht bij de RDW, zodat elke registratie bij een bestaand voertuig hoort
• Een foto van de bon is genoeg: leverancier, liters, prijs en tijdstip worden automatisch uitgelezen
• De reden komt uit een vaste lijst, zodat de kosten bij de juiste post terechtkomen
• Een dubbele registratie wordt geweigerd in plaats van twee keer geteld

Komt de factuur van de leverancier binnen, dan leest het platform die zelf in en legt elke regel naast de registraties van de vestiging. Wat klopt, sluit aan. Wat afwijkt, valt meteen op. Dat gaat automatisch, ook als elke leverancier een ander factuurformaat gebruikt.

Dat is het verschil met een registratie-app. Een app legt vast wat er gebeurt. Dit platform controleert ook of het klopt met wat er gefactureerd wordt.

Laadpalen die samen één netwerk vormen

Voor het laden hebben we de laadpalen die er al stonden aangesloten via OCPP, het open protocol waarmee laadpalen met een centrale backend praten. Losse palen werden zo één netwerk dat vanuit het platform te bedienen is:

• Een medewerker start een laadsessie door de QR-code op de paal te scannen
• Vermogen en geladen kWh zijn live te volgen, per paal en per auto
• Een sessie stopt vanzelf zodra de accu vol is, zodat de paal vrijkomt voor de volgende auto
• Valt de verbinding weg, dan blijft laden met een pas gewoon werken

Laadsessies bij een openbare paal onderweg worden in dezelfde app vastgelegd. Zo staan liters en kilowatturen in één overzicht: per voertuig, per vestiging, per periode.

Wat het platform doet

Vestiging voor vestiging live

Een platform dat op alle vestigingen tegelijk aangaat, is een gok. Daarom gaat het hier vestiging voor vestiging, op het tempo van AVIS. De eerste vestigingen stapten in de zomer van 2026 over. Inmiddels werken er meer dan twintig mee, van Alkmaar tot Breda.

Ondertussen groeide het platform mee. Sinds de start in maart 2026 is het stap voor stap verder uitgebouwd. De app werkt in het Nederlands en het Engels, en stuurt meldingen naar de telefoon als er iets van een medewerker nodig is.

AVIS beheert de gebruikers en managers inmiddels zelf in het platform. Een nieuwe medewerker of manager toevoegen is daarmee geen verzoek aan ons meer, maar een paar klikken.

Het resultaat: tijd terug op elk moment in de keten

De winst zit niet op één plek. Een tankbeurt gaat langs de vestiging, de manager, de factuur en de boekhouding, en op elk van die momenten zat werk dat nu vanzelf gaat:

• Op de vestiging: geen formulieren meer en geen bonnen die bewaard en later overgetypt moeten worden. Kenteken en bon worden gelezen, de registratie is in een paar tikken klaar.
• Bij het laden: geen palen die los uitgelezen moeten worden. Elke laadsessie komt vanzelf binnen, met de auto en de kWh erbij.
• Bij de factuur: geen regel-voor-regel controle meer. Het platform legt de factuur naast de registraties, en alleen wat afwijkt vraagt nog om een mens.
• Bij finance: geen overtypwerk naar de boekhouding. De cijfers komen eruit in het formaat dat het boekhoudpakket inleest.
• Bij de manager: geen rapportages die eerst samengesteld moeten worden. Wat een vestiging tankt en laadt, staat per voertuig en per reden in het dashboard.

Daar komt de kostenkant bij. Elke liter en elke kWh heeft nu een kenteken, een reden en een vestiging. Kosten belanden bij de post waar ze horen, dubbele registraties worden geweigerd en een factuurregel die niet aansluit valt op in plaats van ongemerkt mee te lopen. Dat is het soort geld dat bij een vloot van deze omvang anders stilletjes weglekt.

En een vraag die bij zoveel vestigingen altijd veel uitzoekwerk kost: hoeveel heeft deze vestiging vorige maand getankt en geladen, en klopt dat met wat er gefactureerd is? Die staat nu gewoon in het dashboard.

Hoe we dit proces aanpakken voor een wagenpark in het algemeen, lees je op de pagina over tankregistratie voor het wagenpark automatiseren. Meer over hoe we zulke platforms bouwen staat bij software op maat.