Autotask koppelen: tickets, contracten en uren eruit
Autotask weet precies wat er gebeurd is. Alleen staat het daar, en niet in je facturatie, je rapportage of je AI. We koppelen Autotask op de REST API — inclusief de grenzen die je in de documentatie moet zoeken.
Vertrouwd door
Wat betekent Autotask koppelen?
Het korte antwoord: je maakt de gegevens die al in Autotask staan bruikbaar buiten Autotask.
Autotask PSA is voor veel IT-dienstverleners het systeem waar het werk in leeft: tickets, contracten, service levels, uren en de apparatuur per klant. Dat werkt goed, tot je een vraag stelt die één stap buiten Autotask ligt. Klopt de factuur van deze maand met de uren die erin zitten? Welke klanten kosten ons structureel meer dan hun contract oplevert? Waarom loopt de doorlooptijd op deze wachtrij op?
Voor die vragen koppel je Autotask aan iets anders. Dat kan via de REST API, die onder meer tickets, bedrijven, contactpersonen, contracten, tijdregels en configuration items ontsluit. Autotask kan bovendien zelf melden dat er iets veranderd is, zodat je niet elk kwartier hoeft te vragen of er nieuws is — dat scheelt niet alleen tijd, maar ook API-verkeer, en dat is bij Autotask een schaars goed.
Er staan op dit onderwerp veel pagina's online die vertellen dát het kan. Hieronder staat wat het in de praktijk betekent: wat je eruit haalt, waar de API zich anders gedraagt dan je verwacht, wat AI op een ticketstroom wél toevoegt nu Autotask zelf al AI heeft, en wat het kost.
Vijf dingen die je uit Autotask haalt
Per bron: wat erin zit, en waar het in de praktijk misgaat.
Tickets
Het hart van Autotask: tickets met status, prioriteit, wachtrij, issue- en subissue-type, de klant en de contactpersoon. Plus de notities en tijdregels eronder, want daar zit het echte verhaal.
Issue-types die per technicus anders zijn ingevuld. Rapporteer je daarop, dan rapporteer je op invulgedrag en niet op werkelijkheid.
Contracten en SLA
Contracten, contractblokken, contractdiensten en de bijbehorende service levels. Hiermee weet een koppeling of een uur binnen een blok valt, doorbelast moet worden of onder een vast bedrag zit.
Een blok dat halverwege de maand leegloopt. Zonder signaal werk je twee weken door op een contract dat allang op is.
Uren en tijdregels
Time entries hangen aan een ticket, een taak of een contract, en dragen het uurtarief, de factureerbaarheid en de rol. Dit is de brug tussen wat er gedaan is en wat er op de factuur komt.
Niet-factureerbaar aangevinkt om een discussie te vermijden. Dat is geen administratieve keuze maar een gat in je marge, en het is pas zichtbaar als je het naast de contracten legt.
Klanten en configuration items
Companies, contacts en de configuration items eronder: welke apparatuur, licenties en abonnementen bij welke klant horen, met hun aantallen en einddata.
Configuration items die uit je RMM komen en niet uit je contract. Twintig devices in de monitoring en vijftien op de factuur — dat verschil vindt niemand met het oog.
Facturatieregels
Wat Autotask klaarzet om te factureren: uren, contractkosten, doorbelaste inkoop en abonnementen. Dit is meestal de eerste stroom die een MSP wil koppelen, richting Exact Online of Moneybird.
Twee waarheden over dezelfde klant. Autotask kent een company, je boekhouding kent een debiteur, en zonder harde sleutel tussen die twee groeien ze uit elkaar.
Wat opvalt aan die rechterkolom: bijna geen van die problemen is technisch. Het zijn definitiekwesties die zichtbaar worden zodra twee systemen naar hetzelfde moeten kijken. Precies daarom begint een koppeling bij ons met de vraag welk getal je wilt kunnen vertrouwen, en niet met de vraag welke velden er beschikbaar zijn. Hoe we dat aanpakken staat op een API-koppeling laten bouwen.
Drie dingen die je vooraf moet weten
Geen van de drie staat op de marketingpagina's van integratiepartijen. Alle drie kosten ze je een week als je ze achteraf ontdekt.
Je eerste call is geen data
De REST API woont niet op één vaste URL. Elke tenant staat in een zone, en je begint met GET /ATServicesRest/V1.0/zoneInformation om te achterhalen welke basis-URL bij jouw account hoort. Die call vraagt geen authenticatie.
Hardcode nooit de zone-URL uit de browserbalk. Bij een migratie naar een andere zone staat je koppeling stil zonder dat iemand iets veranderd heeft.
Drie headers, geen OAuth
Autotask authenticeert met drie headers: UserName, Secret en APIIntegrationcode. Die laatste is de tracking identifier, en hij is verplicht. De gebruiker moet het security level API User (API-only) hebben — een account zonder toegang tot de Autotask-interface.
Gebruik nooit het account van een medewerker. Vertrekt die persoon, dan valt de koppeling om, en in de audit is niet meer te zien wat een mens deed en wat de software.
De teller is gedeeld
Autotask staat 10.000 externe requests per uur toe per database — geteld over alle integraties samen. Naderen jullie die grens, dan wordt de API bewust trager en krijg je een melding; ga je eroverheen, dan valt hij tijdelijk uit. Daarnaast geldt een threadlimiet per endpoint per tracking identifier.
Jouw nieuwe koppeling deelt de teller met je RMM, je backupmonitor, je documentatietool en je facturatiekoppeling. Een flow die elke minuut alle open tickets ophaalt, is niet inefficiënt maar asociaal.
Die gedeelde teller van 10.000 requests per uur is het punt waar de meeste MSP's tegenaan lopen, en zelden bij de eerste koppeling. Bij de derde. Elke integratie die je erbij zet, eet mee uit dezelfde ruif, en de integratie die omvalt is niet degene die het meeste verbruikt maar degene die op dat moment toevallig aan de beurt is. Ontwerp dus vanaf dag één op zuinigheid: filter in de query, luister naar gebeurtenissen in plaats van te pollen, en cache wat toch niet per minuut verandert.
Voor dat luisteren heeft Autotask webhooks, en die maak je aan via de API zelf — per entiteit een eigen endpoint, zoals CompanyWebhooks of TicketWebhooks. Je abonneert je op aanmaken, wijzigen of verwijderen, en Autotask post het naar jouw URL, doorgaans binnen een minuut en onder belasting tot een minuut of vijf. Twee dingen om te weten voordat je begint: het security level van je API-gebruiker moet expliciet het recht hebben om webhooks aan te maken, en Autotask kan een webhook zelf deactiveren als jouw kant te lang niet reageert. Bouw dus een terugvalpad op LastModifiedDate, anders merk je een stille uitval pas als iemand een getal mist.
Wil je Autotask niet aan één ander systeem koppelen maar beschikbaar maken voor elke AI-assistent die je gebruikt, dan is een losse koppeling per assistent de verkeerde weg. Dan bouw je één keer een MCP-server boven de API, waarin staat wat een assistent mag opvragen en mag wijzigen. Dat is meteen de plek waar je die zuinigheid afdwingt: de server bepaalt hoeveel er gevraagd wordt, niet het model dat toevallig enthousiast is. Wat een MCP-server precies is, leggen we uit op wat is een MCP-server.
Van tijdregel naar factuur, zonder de maandelijkse zoektocht
De koppeling die het vaakst als eerste gevraagd wordt, en de vier vragen die je ervoor moet beantwoorden.
De meeste Autotask-koppelingen beginnen bij de facturatie. Autotask zet klaar wat er te factureren valt — uren, contractkosten, doorbelaste inkoop, abonnementen — en dat moet naar je boekhouding, meestal Exact Online of Moneybird. Er bestaan kant-en-klare koppelingen voor die route, en als jouw situatie erin past is dat vrijwel altijd de goedkoopste keuze. Dat is een eerlijker advies dan het onze verkopen.
Maatwerk wordt interessant zodra je één van deze vier vragen met "dat kan die koppeling niet" beantwoordt. Eén: welke company in Autotask hoort bij welke debiteur, ook na een naamswijziging of een overname? Twee: wat gebeurt er met een uur dat op een leeg contractblok landt — schuift het door, wordt het doorbelast, of verdwijnt het? Drie: hoe ga je om met de knip tussen periodes, als een ticket op de 30e begint en op de 2e wordt afgesloten? Vier: wie ziet het als een boeking mislukt, en waar landt die melding?
Rapportage is de andere helft. Autotask heeft eigen rapportage, en voor operationele vragen volstaat die vaak. Het wordt anders zodra je Autotask naast iets anders wilt leggen: de geboekte uren naast de gefactureerde omzet, de contractwaarde naast de werkelijke inzet, de tickets naast de meldingen uit je monitoring. Dat zijn vragen over twee systemen, en die beantwoordt geen van beide systemen alleen. Hoe zo'n rapportage eruitziet, staat op rapportages en dashboards automatiseren.
Wat AI toevoegt nu Autotask zelf al AI heeft
Kaseya levert Cooper Copilot mee. Dat verandert de vraag: niet wat AI kan, maar waar het nog iets toevoegt.
Eerst het eerlijke deel. Autotask heeft sinds 2025 Cooper Copilot aan boord, met onder meer een samenvatting van een lopend ticket, een schrijfhulp voor antwoorden en een oplossingssamenvatting bij het afsluiten. Vraag je je af of AI je tickettekst kan samenvatten, dan is het antwoord: dat zit er al in, en dat gaan wij niet nog een keer bouwen. Iemand die je dat wél verkoopt, heeft de release notes niet gelezen.
Wat Cooper Copilot doet, doet het op wat er al in het ticket staat. Daar zit ook meteen de grens, en die grens is waar wij bouwen.
Vóór het ticket bestaat
Het meeste werk komt binnen als iets dat nog geen ticket is: een telefoongesprek, een mail met vier vragen door elkaar, een monitoringmelding. AI maakt daar één gestructureerd concept van, met klant, categorie en de al uitgevoerde stappen erin.
Categoriseren op je eigen historie
Een generiek model raadt een categorie. Een model dat je eigen afgeronde tickets van de afgelopen jaren als referentie heeft, herkent dat "printer doet niets" bij deze klant al drie keer een verlopen certificaat was.
Context van buiten Autotask
De informatie die een technicus nodig heeft, staat vaak níet in de PSA: in de monitoring, in de documentatietool, in een mailthread. Een koppeling die alleen Autotask leest, mist dat. Eén die breder kijkt, zet het in het voorstel.
Die eerste laag bouwen we op dit moment voor een IT-dienstverlener met een drukke servicedesk. AI luistert live mee met het telefoongesprek, transcribeert het en zet na afloop een ticketconcept klaar in Autotask: samenvatting, categorie, de uitgevoerde stappen en de klant al ingevuld. Het project is in ontwikkeling en de Autotask-koppeling draait nog op een sandbox — dat vertellen we erbij, want een koppeling die in productie getest is en een koppeling die dat nog moet worden zijn twee verschillende beloftes. Hoe die opzet werkt, lees je op AI op de servicedesk.
Eén ontwerpregel geldt bij alle drie de lagen: een AI-voorstel is een concept en geen ticket. De software vult in, een mens bevestigt. Dat is niet uit voorzichtigheid — het is omdat een verkeerd gecategoriseerd ticket in een PSA doorwerkt in je SLA-rapportage, je facturatie en je capaciteitsplanning, en dat merk je pas een maand later.
Wat kost een Autotask-koppeling?
Eén maandbedrag, inclusief bouw, beheer en doorontwikkeling.
Een Autotask-koppeling met AI kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén afgebakende stroom — factureerbare uren naar je boekhouding, of een dagelijkse controle op contractblokken die leeglopen — zit aan de onderkant. Een koppeling die ticketstromen verrijkt met AI en daarvoor context uit meerdere systemen ophaalt, zit hoger.
Aan de kant van Autotask komt er niets bij. Het API-account draait op een apart licentietype dat Autotask niet in rekening brengt, en er wordt niet per request afgerekend. Dat scheelt met pakketten die dat wel doen: bij Gripp koop je API-requests per pakket, en bij een automatiseringsplatform dat per uitvoering rekent groeit de rekening mee met je volume. Bij Autotask is de enige echte grens niet je portemonnee maar de urenlimiet hierboven. Wat er in ons maandbedrag zit, en waarom we geen meerwerk factureren als een API verandert, staat op wat kost een AI-medewerker.
Wil je eerst weten of het in jouw situatie uit kan? Plan 30 minuten met een bouwer — geen accountmanager, geen tussenlaag. Als een bestaande koppeling je probleem oplost, zeggen we dat gewoon.
Veelgestelde vragen over de Autotask-koppeling
De antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem in het gesprek.
Heeft Autotask een API waar je op kunt koppelen?
Ja. Autotask PSA heeft een REST API waarmee je onder meer tickets, bedrijven, contactpersonen, contracten, tijdregels en configuration items kunt lezen en wegschrijven. Je authenticeert met drie headers — UserName, Secret en APIIntegrationcode — vanuit een account met het security level API User (API-only). De eerste call in elke integratie is GET zoneInformation, omdat de basis-URL per tenant verschilt.
Wat kost een Autotask-koppeling?
Een Autotask-koppeling met AI kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén stroom — bijvoorbeeld factureerbare uren naar je boekhouding — zit aan de onderkant. Een koppeling die tickets verrijkt met AI en context uit meerdere systemen haalt, zit hoger. Aan de kant van Autotask komt er niets bij: het API-gebruikersaccount valt onder een apart licentietype dat Autotask niet in rekening brengt, en er wordt niet per request afgerekend.
Hoeveel API-verkeer mag een koppeling maken?
Autotask hanteert een drempel van 10.000 externe requests per uur per database, geteld over alle integraties samen. Kom je in de buurt, dan bouwt Autotask bewust vertraging in en krijg je een waarschuwing; overschrijd je hem, dan wordt je API-toegang tijdelijk opgeschort. Daarbovenop geldt een threadlimiet per object-endpoint per tracking identifier. In de praktijk betekent dat: werk met webhooks en gefilterde queries in plaats van periodiek alles ophalen.
Autotask heeft toch al AI ingebouwd?
Klopt, en dat is een reden om die niet na te bouwen. Kaseya levert Cooper Copilot bij Autotask, met onder meer een samenvatting van een lopend ticket, een schrijfhulp en een oplossingssamenvatting. Dat werkt op wat er al in het ticket staat. Waar wij iets toevoegen is de laag ervóór — input die nog geen ticket is, zoals een telefoongesprek of een monitoringmelding — en context uit systemen buiten Autotask. Zit je vraag binnen Autotask zelf, gebruik dan gewoon wat je al hebt.
Kan een AI-assistent rechtstreeks in Autotask kijken?
Ja, door Autotask te ontsluiten als MCP-server. Je bouwt dan één keer een laag boven de API die vastlegt wat een assistent mag opvragen en mag wijzigen, en elke AI-assistent die het Model Context Protocol spreekt kan daarop aansluiten. Dat is iets anders dan een chatbot met een Autotask-koppeling: de rechten en de begrenzing zitten in de server, niet in de chatbot.
Hoe lang duurt het bouwen van een Autotask-koppeling?
Voor één afgebakende stroom is twee tot vier weken doorlooptijd realistisch. Het technische deel is zelden het lange stuk. De tijd gaat zitten in de afspraken eronder: welk issue-type hoort bij welke categorie, wat gebeurt er met een uur op een leeg contractblok, en welke company in Autotask hoort bij welke debiteur in de boekhouding. Die vragen beantwoord je vooraf of achteraf, en achteraf is duurder.
Draait er naast Autotask nog een ander pakket dat mee moet praten? Op de koppelingenindex staat per combinatie of er een kant-en-klare koppeling is, of het via een tussenlaag moet, of dat het maatwerk wordt.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
Leg je proces voor aan degene die het straks bouwt. In 30 minuten weet je of het kan, wat het kost en wat het oplevert — geen salespitch.
Plan 30 minuten met een bouwer→Wat een agent kan oppakken
