Autotask koppelen: tickets, contracten en uren eruit

Autotask PSA is voor veel IT-dienstverleners het systeem waar het werk in leeft: tickets, contracten, service levels, uren en de apparatuur per klant. Dat werkt goed, tot je een vraag stelt die één stap buiten Autotask ligt. Klopt de factuur van deze maand met de uren die erin zitten? Welke klanten kosten ons structureel meer dan hun contract oplevert? Waarom loopt de doorlooptijd op deze wachtrij op?

Voor die vragen koppel je Autotask aan iets anders. Dat kan via de REST API, die onder meer tickets, bedrijven, contactpersonen, contracten, tijdregels en configuration items ontsluit. Autotask kan bovendien zelf melden dat er iets veranderd is, zodat je niet elk kwartier hoeft te vragen of er nieuws is. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook API-verkeer, en dat is bij Autotask een schaars goed.

Er staan op dit onderwerp veel pagina’s online die vertellen dát het kan. Hieronder staat wat het in de praktijk betekent: wat je eruit haalt, waar de API zich anders gedraagt dan je verwacht, wat AI op een ticketstroom wél toevoegt nu Autotask zelf al AI heeft, en wat het kost.

De meeste Autotask-koppelingen beginnen bij de facturatie. Autotask zet klaar wat er te factureren valt (uren, contractkosten, doorbelaste inkoop, abonnementen) en dat moet naar je boekhouding, meestal Exact Online of Moneybird. Er bestaan kant-en-klare koppelingen voor die route, en als jouw situatie erin past is dat vrijwel altijd de goedkoopste keuze. Dat is een eerlijker advies dan het onze verkopen.

Maatwerk wordt interessant zodra je één van deze vier vragen met "dat kan die koppeling niet" beantwoordt. Eén: welke company in Autotask hoort bij welke debiteur, ook na een naamswijziging of een overname? Twee: wat gebeurt er met een uur dat op een leeg contractblok landt: schuift het door, wordt het doorbelast, of verdwijnt het? Drie: hoe ga je om met de knip tussen periodes, als een ticket op de 30e begint en op de 2e wordt afgesloten? Vier: wie ziet het als een boeking mislukt, en waar landt die melding?

Rapportage is de andere helft. Autotask heeft eigen rapportage, en voor operationele vragen volstaat die vaak. Het wordt anders zodra je Autotask naast iets anders wilt leggen: de geboekte uren naast de gefactureerde omzet, de contractwaarde naast de werkelijke inzet, de tickets naast de meldingen uit je monitoring. Dat zijn vragen over twee systemen, en die beantwoordt geen van beide systemen alleen. Hoe zo’n rapportage eruitziet, staat op rapportages en dashboards automatiseren.

Een Autotask-koppeling met AI prijzen we per situatie: een eenmalige bouwsom plus een vast bedrag per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén afgebakende stroom (factureerbare uren naar je boekhouding, of een dagelijkse controle op contractblokken die leeglopen) blijft bescheiden. Een koppeling die ticketstromen verrijkt met AI en daarvoor context uit meerdere systemen ophaalt, zit hoger.

Aan de kant van Autotask komt er niets bij. Het API-account draait op een apart licentietype dat Autotask niet in rekening brengt, en er wordt niet per request afgerekend. Dat scheelt met pakketten die dat wel doen: bij Gripp koop je API-requests per pakket, en bij een automatiseringsplatform dat per uitvoering rekent groeit de rekening mee met je volume. Bij Autotask is de enige echte grens niet je portemonnee maar de urenlimiet hierboven. Wat er in ons maandbedrag zit, en waarom we geen meerwerk factureren als een API verandert, staat op wat kost een AI-medewerker.

Wil je eerst weten of het in jouw situatie uit kan? Plan 30 minuten met een bouwer, geen accountmanager, geen tussenlaag. Als een bestaande koppeling je probleem oplost, zeggen we dat gewoon.