Exact Online automatiseren: koppel je administratie aan AI
Orders overtikken, inkoopfacturen inboeken, voorraad in twee systemen bijhouden — veel werk rond Exact Online is dubbel werk. We koppelen je administratie aan AI via de officiële Exact Online API, inclusief beheer.
Vertrouwd door
Wat kun je automatiseren met Exact Online?
Het korte antwoord: de handmatige schakels tussen je administratie en de rest van je bedrijf.
Met een Exact Online-koppeling automatiseer je het werk tussen je administratie en de rest van je bedrijf: orders die automatisch een verkooporder en factuur worden, inkoopfacturen die als boeking klaarstaan, voorraad die synchroon loopt met je webshop, projecturen die zonder overtikken in de administratie belanden en rapportages die zichzelf verversen. Exact Online heeft een officiële REST API met OAuth 2.0 — vrijwel alles wat je in Exact met de hand doet, kan software ook.
Exact Online is bij veel bedrijven het hart van de bedrijfsvoering: boekhouding, handel en projecten in één systeem. Dat maakt automatiseren extra lonend — elke flow die erop aansluit, scheelt dubbel werk in meerdere afdelingen. Het vraagt ook zorgvuldigheid: rechten, API-limieten en je Exact-editie bepalen wat er kan. Hieronder de vijf automatiseringen die we het vaakst bouwen.
Vijf Exact Online-automatiseringen die uren schelen
Per automatisering: wat er gebeurt en welk handwerk verdwijnt.
Order-naar-factuur
Een bestelling uit je webshop of mailbox wordt automatisch een verkooporder in Exact Online, inclusief de juiste artikelen, prijzen en btw — en daarna een factuur.
Orders overtikken uit de webshop en facturen die achterlopen op de levering.
Inkoopfactuurverwerking
AI leest binnenkomende PDF-facturen — leverancier, regels, bedragen, btw — en zet de boeking klaar in Exact Online, gematcht met de juiste crediteur.
Stapels inkoopfacturen handmatig inboeken en coderen.
Voorraad synchroniseren
Gebruik je Exact Online voor je voorraad, dan houdt de koppeling voorraadstanden synchroon met je webshop of verkoopkanalen — beide kanten op.
Voorraad in twee systemen bijhouden en nee verkopen op producten die er wél zijn.
Projecturen en nacalculatie
Uren uit je planning- of projecttool belanden automatisch in Exact Online, gekoppeld aan het juiste project — klaar voor facturatie en nacalculatie.
Urenbriefjes najagen en aan het einde van de maand alles overtikken.
Rapportages en dashboards
De koppeling haalt omzet, openstaande posten en marges periodiek uit Exact Online en zet ze in een dashboard of stuurt ze wekelijks per mail naar het team.
Elke week dezelfde exports draaien en cijfers naar Excel-tabbladen kopiëren.
De facturatiekant van deze automatiseringen werken we breder uit op facturatie en administratie automatiseren. En welke flow je als eerste bouwt, bepaal je met workflow optimalisatie: meten waar de uren zitten, dan pas bouwen.
Drie routes naar een Exact Online-koppeling
Welke route past, hangt af van je volumes, je systemen en hoeveel uitzonderingen het proces kent.
Kant-en-klare n8n-flows
Voor Exact Online bestaan community-nodes in n8n, en de HTTP-node werkt rechtstreeks met de API via OAuth. Voor overzichtelijke flows — rapportages, urenexport, notificaties — snel live.
Grens: de OAuth-tokens en API-limieten van Exact vragen een nette setup. Slordig ingericht valt zo'n flow stil.
Maatwerk-koppeling via de officiële API
Exact Online heeft een officiële REST API met OAuth 2.0. Een maatwerk-koppeling houdt netjes rekening met rate limits en meerdere administraties, en draait door bij volume.
De robuuste route bij hoge volumes, meerdere systemen of logica die specifiek is voor jouw bedrijf.
AI-agent die met Exact Online werkt
Een AI-agent gebruikt de koppeling als gereedschap: hij beoordeelt een binnenkomende order of factuur, besluit wat ermee moet en zet het resultaat klaar in Exact Online.
Kies dit als het proces leeswerk en beslissingen bevat — en houd de eindcontrole altijd bij een mens.
Meestal is het antwoord een combinatie: n8n voor de flow-logica, AI waar gelezen of beoordeeld moet worden, maatwerk waar Exact om precisie vraagt. Meer over die bouwstenen lees je op n8n-automatisering en AI-agents.
Van webshoporder tot factuur in Exact Online
De flow die het vaakst gevraagd wordt, stap voor stap.
Order komt binnen
Een klant bestelt in je webshop, of een order komt binnen per e-mail. De flow pikt de bestelling direct op — geen wachtrij, geen overtikken.
AI controleert en verrijkt
AI matcht de klant met je relaties in Exact Online, controleert artikelen, prijzen en btw, en signaleert afwijkingen zoals een onbekende klant of een ongebruikelijk bedrag.
Order en factuur staan klaar
De flow maakt de verkooporder aan in Exact Online en zet de factuur klaar. Gebruik je Exact voor voorraad, dan wordt die direct bijgewerkt.
Mens keurt uitzonderingen
Standaardorders gaan automatisch door. Alleen de afwijkingen — nieuwe klant, afwijkende prijs — wachten op een akkoord van jou of je team.
Het effect van deze flow groeit met je volume: bij twintig orders per dag scheelt het al snel uren per week, bij tweehonderd is het een fulltime taak die verdwijnt. De uitzonderingscontrole blijft bewust bij een mens — de administratie blijft van jou.
Wat kost een Exact Online-koppeling?
Eén vast maandbedrag, inclusief bouw, beheer en doorontwikkeling.
Een Exact Online-koppeling met AI kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Exact-koppelingen zitten vaker in het midden of aan de bovenkant van die bandbreedte: OAuth-beheer, API-limieten en hogere volumes vragen om een degelijke inrichting die blijft draaien.
Daar staat tegenover dat het maandbedrag alles dekt: monitoring, aanpassingen als de API verandert en nieuwe taken die erbij komen. Geen meerwerk-facturen. Hoe die prijsopbouw werkt, lees je op wat kost een AI-medewerker. Eerst weten of het uit kan? De gratis AI-scan rekent het vooraf met je door.
Hetzelfde patroon, bewezen in de praktijk
Een gepubliceerde Exact Online-case hebben we nog niet. Deze projecten volgen wel precies hetzelfde patroon: werk komt binnen, AI leest en beoordeelt, het systeem wordt bijgewerkt.
Uren per week bespaard op e-mailverwerking
Voor Volt4U leest AI elke binnenkomende e-mail en classificeert het bericht automatisch. Precies het leeswerk dat een order- of factuurflow doet vóór er iets in Exact Online belandt.
Documentworkflow opgeschaald tot duizenden conversies
Docs-to-PDF automatiseert een documentstroom die eerst uit losse handmatige stappen bestond. Hetzelfde principe als administratieve flows: hoog volume, vaste regels, geen handwerk meer.
Veelgestelde vragen over de Exact Online-koppeling
De antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem in het gesprek.
Kun je Exact Online koppelen aan AI?
Ja. Exact Online heeft een officiële REST API met OAuth 2.0, waarmee software orders, facturen, relaties, uren en voorraad kan lezen en aanmaken. AI zit in de laag om Exact heen: een AI-model leest bijvoorbeeld een order-mail of PDF-factuur, en de koppeling zet het resultaat klaar in je administratie.
Wat kost een Exact Online-koppeling?
Een Exact Online-koppeling met AI kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Exact-koppelingen zitten vaker in het midden of aan de bovenkant van die bandbreedte, omdat OAuth-beheer, API-limieten en volume om een degelijke inrichting vragen.
Werkt dit met n8n?
Ja. Er is geen officiële Exact Online-node in n8n, maar er bestaan community-nodes en de HTTP-node werkt rechtstreeks met de API via OAuth 2.0. Voor productiegebruik richten we token-verversing en API-limieten netjes in, zodat de flow niet stilvalt.
Werkt dit met mijn editie van Exact Online?
De API is beschikbaar voor Exact Online, maar welke gegevens je kunt automatiseren hangt af van je editie. Voorraadfuncties horen bij de handelsedities, projecturen bij de projectenedities. In de AI-scan checken we vooraf wat er in jouw omgeving mogelijk is.
Moeten mijn gegevens Exact Online uit?
Alleen de velden die de flow nodig heeft, via versleutelde verbindingen en met rechten die tot het minimum beperkt zijn. Draait de automatisering op self-hosted n8n, dan blijft de verwerking binnen je eigen omgeving. We volgen daarbij de AVG.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
In één gesprek brengen we drie concrete kansen in kaart waar AI direct uren bespaart in jouw bedrijf.
Plan een gratis AI-scan→Wat een agent kan oppakken
