Wat levert het op als je inkoopsysteem naar twee kanten opengaat?

Dan verkoop je niet alleen betere inkoopcondities, maar ook antwoorden. Je aangesloten leden vragen nu per mail of telefoon wat iets kost en wanneer het er is. Zet je dat om in een dienst die een systeem zelf kan bevragen, dan verdwijnt een flink deel van dat verkeer, en zie je voor het eerst wat er echt gevraagd wordt.

Dit is het vierde en laatste stuk in een korte serie over leveranciersprijzen die zichzelf actueel houden. Dit deel gaat over de plek in de keten waar dit het meest oplevert: niet bij de maker en niet bij de leverancier, maar bij de partij die er al tussen zit.

Je zit al op de knoop in de keten

Een inkoopcombinatie bundelt volume, zodat zelfstandig ondernemende leden onder hun eigen naam betere inkoopcondities krijgen. INretail beschrijft hoe zulke samenwerkingsverbanden werken: leden blijven zelfstandig handelen, maar bundelen inkoopvolume en vaak ook andere ondersteuning. In de praktijk groeien deze organisaties vaak door tot serviceorganisatie, met meer taken dan alleen inkoop alleen.

Dat is precies waarom dit hier begint. Boven je hangen tientallen leveranciers, onder je hangen je aangesloten leden of vestigingen, en alle vragen over prijs, voorraad en levertijd komen bij jou samen.

Het gemiddelde helpt niemand

Kijk naar hoe prijswijzigingen nu bij je binnenkomen. Leveranciers als Bouwcenter Swinkels en CPE publiceren toeslagen en dagprijzen die per artikel verschillen, en soms met terugwerkende kracht gelden op offertes die al onderweg zijn.

Jij communiceert richting je leden vaak een gemiddelde, want meer kun je met handmatig werk niet bijhouden. Je lid moet zelf uitzoeken wat het voor zijn eigen orderboek betekent, en dat gebeurt in de praktijk dus vaak niet. Elke wijziging levert bij jou intussen telefoonverkeer op: klopt deze prijs nog, wat kost het nu, wanneer kan het er zijn.

Beide kanten opendoen

Een AI-agent, software die een taak zelfstandig afwerkt binnen grenzen die jij instelt, maakt hier twee bewegingen mogelijk die je nu niet kunt maken.

Naar boven. Je haalt bij je leveranciers zelf de actuele prijs, voorraad en levertijd op, per artikel, op het moment dat het nodig is, in plaats van een bestand per kwartaal. Dat werkt ook bij leveranciers die niet meedoen: stuurt een fabrikant zijn wijzigingen per mail, dan leest de agent die uit. Gaat het telefonisch, dan kan een agent meeluisteren of bellen. Je bent dus niet afhankelijk van de vraag of je hele leveranciersbestand digitaal is.

Naar beneden. Je zet dat vervolgens open voor je aangesloten leden of vestigingen. Hun systeem stelt de vraag en krijgt hún prijs terug, dus niet het gemiddelde, maar wat het voor dat bedrijf met dat assortiment betekent. Houd dit in het begin read-only: laat de andere kant alleen ophalen, niets veranderen. Dat scheelt de helft van je zorgen over veiligheid.

Wat hier verder bij komt, is een standaard in ontwikkeling waarmee systemen ook per vraag een klein bedrag aan elkaar kunnen afrekenen, zonder inlog of contract vooraf, bekend als x402. We schreven eerder over wat dat voor AI-agents in de praktijk betekent. Voor jou als inkooporganisatie is de kant naar boven, zelf accuraat ophalen, vandaag al te bouwen. De kant naar beneden, waarbij ook partijen zonder overeenkomst bij je terecht kunnen tegen een ander tarief, is de stap daarna.

En je krijgt er iets voor terug: je ziet voortaan welke artikelen bevraagd worden, door wie en hoe vaak. Dat is inkoopinformatie die je in je eigen onderhandeling met de fabrikant kunt gebruiken.

Waar helpt dit niet?

• Je leden kopen vooral bij één leverancier. Bundel je vooral volume bij één fabrikant, dan is er weinig te vergelijken en weinig te bevragen.
• Je condities liggen een jaar vast. Verandert er tussentijds niets, dan valt er ook niets op te halen.
• Je leden hebben geen systeem. Werkt een aangesloten ondernemer met papier en telefoon, dan verplaats je zijn werk niet, je verplaatst het alleen naar jou.

Waar begin je?

Kies de vraag die het vaakst binnenkomt. Bij de meeste inkooporganisaties is dat voorraad of levertijd, niet prijs, dus daar zit vermoedelijk het meeste telefoonverkeer. Begin bij één leverancier en één lid of vestiging: één verbinding naar boven en één naar beneden is genoeg om te zien of het werkt. En zet er een tarief op, ook als dat nul is, want zodra er een prijs op staat, zie je pas wie het echt gebruikt.

Veelgestelde vragen

Geef ik hiermee mijn positie in de keten weg?

Nee, mits je het omdraait. Je positie zit niet in het feit dat anderen jou moeten bellen, maar in de condities die je hebt bedongen. Ben jij de plek waar het antwoord vandaan komt, dan wordt die positie sterker, niet zwakker.

Moet een leverancier hieraan meewerken?

Voor de kant naar boven niet. Stuurt hij wijzigingen per mail, dan leest de agent die uit. Gaat het telefonisch, dan kan een agent meeluisteren of bellen. Je richt het aan jouw kant in.

Onze leden gebruiken allemaal andere software, kan dat?

Juist daarom werkt dit. Je hoeft niet met elk pakket apart te koppelen. Je zet één dienst open die elk systeem kan bevragen, en het pakket van de ander bepaalt zelf hoe het die vraag stelt.

Wat kost zoiets?

Dat hangt sterk af van het aantal leveranciers en leden dat je aansluit. Concrete prijsniveaus staan in dit overzicht van wat maatwerk AI kost.

Herken je dit vanuit je eigen organisatie? Neem contact op, dan denken we met je mee.