Liever direct sparren?
Raphael · meestal binnen het uur reactie
Offerte-calculator op maat: van tarieventabel naar gebrande PDF
Sales vult de aanvraag in, het systeem rekent op je eigen tarieventabel en levert direct een gebrande PDF-offerte. Staffels, pakketten en kortingsregels: consistent en foutloos, zonder handwerk in Excel en Word.
Beeld: accountmanager bespreekt een offerte met een klant aan tafelWat is offerte software op maat?
Het korte antwoord: sales vult in, het systeem rekent en levert de offerte.
Offerte software op maat is een calculator die gebouwd is rond jouw eigen prijsmodel. Hij kent je tarieventabel: staffels, pakketten als Bronze, Silver en Gold, en de kortingsregels die daarbij horen. Sales vult een aanvraag in, het systeem rekent de prijs uit en genereert er direct een gebrande PDF-offerte bij. Geen los rekenwerk in Excel, geen opmaak-gepriegel in Word.
Het verschil met een standaardtool is dat de logica van jouw bedrijf erin zit, niet die van een leverancier. Een volumekorting die pas boven een aantal ingaat, een pakket dat een ander pakket uitsluit, een marge die bewaakt moet worden: het rekent allemaal mee. Zo krijgt elke klant dezelfde, kloppende offerte, ongeacht wie hem opstelt.
Het handwerk dat verdwijnt.
- Excel-formules die na elke prijswijziging opnieuw moeten kloppen.
- Telkens opnieuw uitzoeken wat er ook alweer in welk pakket zit.
- Cijfers uit Excel overtypen in Word en de opmaak opnieuw goedzetten.
- Kortingen die per verkoper verschillen en achteraf niemand kan terugvinden.
- Verschillen tussen offertes omdat elke verkoper zijn eigen sheet gebruikt.
- De calculator rekent op je tarieventabel, inclusief staffels en volumekortingen.
- Kies een pakket en de juiste inhoud staat er meteen bij.
- Uit dezelfde invoer rolt direct een nette PDF in je huisstijl.
- Afwijkende kortingen gaan langs een goedkeuringsstap, met de marge-impact erbij.
- Iedereen rekent met dezelfde tarieven en dezelfde opmaak.
Vijf dingen die uit je offerteproces verdwijnen
Per taak: wat de calculator doet en welk handwerk verdwijnt.
Rekenen op je eigen tarieventabel
De calculator kent je staffels, volumekortingen en pakketprijzen. Sales vult aantallen en opties in, het systeem rekent de prijs uit, inclusief de regels die nu alleen in iemands hoofd zitten.
Pakketten samenstellen
Kies Bronze, Silver of Gold en de juiste inhoud staat er meteen bij. Upgrades en uitbreidingen rekenen door op de verschilprijs, niet op een nieuwe offerte vanaf nul.
Gebrande PDF-offerte genereren
Uit dezelfde invoer rolt direct een nette PDF in je huisstijl: logo, kleuren, voorwaarden en specificatie. Klaar om te versturen, elke keer op dezelfde manier.
Kortingen en uitzonderingen regelen
Standaardkortingen rekent het systeem automatisch mee. Een afwijkende korting gaat langs een goedkeuringsstap, met de marge-impact er direct bij.
Consistentie over het hele team
Iedereen rekent met dezelfde tarieven en dezelfde opmaak. Een nieuwe collega levert vanaf dag één een correcte offerte, zonder het prijsmodel uit het hoofd te kennen.
Een offerte-calculator is een vorm van software op maat: gebouwd rond jouw prijsmodel, niet een generieke tool waar je je proces in wringt. Hij past in de bredere aanpak waarmee we offertes automatiseren.
Van ingevulde aanvraag tot verstuurde offerte
Vier stappen, grotendeels automatisch, met een goedkeuringsstap voor uitzonderingen.
- 01
Aanvraag komt binnen
Sales of accountbeheer vult de aanvraag in: aantallen, pakket, locaties, looptijd. Eén formulier, geen los rekenwerk vooraf.
- 02
Systeem rekent
De calculator past je tarieventabel toe (staffels, pakketprijzen, kortingsregels) en bepaalt de prijs. Uitzonderingen worden herkend.
- 03
Offerte wordt opgemaakt
Uit de berekening rolt een gebrande PDF in je huisstijl, met specificatie en voorwaarden. Consistent, zonder kopieer- en plakwerk.
- 04
Verzenden of goedkeuren
Standaardoffertes staan klaar om te versturen. Afwijkende kortingen gaan eerst langs een manager, met de marge-impact erbij. Dat vangnet bouwen we altijd in.
De offerte kan blijven staan als los document of automatisch naar je CRM of administratie worden weggeschreven. Hoe die aanpak breder past in het automatiseren van offertes, lees je op de themapagina.
Rekenwerk en documentgeneratie die we al bouwen
Van calculatie op contractmodellen tot voorstellen uit gestructureerde data.
Calculator op Bronze/Silver/Gold-contracten
Voor een service-organisatie met Bronze/Silver/Gold-contracten bouwen we een offerte-calculator op de eigen tarieventabel, inclusief gebrande PDF-generatie (in ontwikkeling).
Meer over offertes automatiseren →Voorstellen uit gestructureerde data
Voor DFA Connect genereert het systeem voorstellen uit gestructureerde data. Het matchen van beschikbare dagen werd een kwestie van minuten in plaats van handmatig puzzelen. Dezelfde motor die hier een offerte uit invoer rekent.
Lees de DFA Connect-case →Wat kost een offerte-calculator op maat?
Een vaste bouwsom plus een vast maandbedrag, inclusief beheer en doorontwikkeling.
Een offerte-calculator op maat kost bij DenkBot vanaf € 15.000 eenmalig plus € 350 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Een calculator op één helder prijsmodel blijft dicht bij dat instapbedrag. Meerdere pakketten, staffels, goedkeuringsstappen en een koppeling met je CRM of administratie zitten hoger.
Het maandbedrag dekt ook het meebewegen met je prijzen: tarieven veranderen, er komen pakketten bij en de PDF-opmaak wordt bijgesteld. Hoe die prijsopbouw werkt, lees je op wat kost een AI-medewerker. Eerst weten wat het jou oplevert? Plan 30 minuten met een bouwer, je krijgt direct een eerlijk antwoord en een prijsindicatie.
Veelgestelde vragen over offerte software op maat
- Werkt dit met onze eigen tarieven en staffels?
- Ja. De calculator wordt gebouwd op jouw tarieventabel: staffels, volumekortingen, pakketprijzen en de kortingsregels die nu in Excel of in iemands hoofd zitten. Verandert een tarief, dan passen we de tabel aan en rekent het hele systeem er direct mee.
- Wat is het verschil met de offertebot op jullie site?
- Die twee doen verschillende dingen. De offertebot gaat over klantcommunicatie: een chat die vragen van klanten beantwoordt en aanvragen ophaalt. Deze calculator is intern gereedschap: hij rekent op je tarieventabel en genereert de offerte-PDF. Sales vult in, het systeem rekent en levert. Ze bijten elkaar niet: de een haalt de vraag op, de ander maakt de offerte.
- Kunnen we afwijkende kortingen en goedkeuringen instellen?
- Ja. Standaardkortingen rekent het systeem automatisch mee. Voor afwijkingen bouwen we een goedkeuringsstap: een korting boven een grens gaat naar een manager, met de marge-impact er direct bij. Zo blijft de speelruimte begrensd zonder dat sales stilstaat.
- In welk formaat komt de offerte eruit?
- Als gebrande PDF in je eigen huisstijl: logo, kleuren, specificatie en voorwaarden. De offerte kan blijven staan als los document of automatisch naar je CRM of administratie worden weggeschreven, zodat de opvolging meteen klaarstaat.
- Wat kost een offerte-calculator op maat?
- Het kost vanaf € 15.000 eenmalig plus € 350 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Een calculator op één helder prijsmodel blijft dicht bij dat instapbedrag; meerdere pakketten, staffels, goedkeuringsstappen en een koppeling met je CRM zitten hoger.
Laat je offertes voortaan vanzelf kloppen
Leg je tarieventabel voor aan degene die de calculator straks bouwt. In 30 minuten weet je of het kan, wat het kost en wat het oplevert.
30 minuten met een bouwer.
Je vertelt welk proces vastloopt. Wij zeggen of het in 2 tot 6 weken kan, wat het kost en wat er dan vrijdag staat. Kies hoe je wilt beginnen.
Liever direct? Bel +31 6 589 574 94 · WhatsApp