Lagere kosten, zonder in te leveren op kwaliteit

De verborgen kosten van handmatig werk

De prijs van handmatig werk is hoger dan het uurtarief van de medewerker die het uitvoert. Elke handmatige stap brengt risico op fouten met zich mee, en fouten kosten herstelwerk, klantontevredenheid en in sommige gevallen boetes of gemiste omzet. Andere verborgen kostenbronnen:

• Dubbele invoer, dezelfde gegevens in meerdere systemen zetten, met inconsistenties als gevolg.
• Foutherstel, tijd en energie kwijt aan het terugvinden en corrigeren van invoerfouten.
• Licentiekosten per gebruiker, standaardpakketten rekenen per seat; bij groei loopt dat snel op.
• Onnodige tussenstappen, processen die zijn opgebouwd rond beperkingen van bestaande tools, niet rond de werkelijkheid.

Waar je structureel bespaart

Automatisering elimineert de kostenbronnen die het vaakst terugkomen. De grootste structurele besparingen zitten in:

• Foutherstel wegsnijden door invoer te automatiseren en te valideren.
• Dubbel werk opheffen door systemen direct met elkaar te laten communiceren.
• Meerdere losse abonnementen samenvoegen in één maatwerkoplossing die precies doet wat jij nodig hebt.
• Capaciteitskosten verlagen doordat processen meer volume aankunnen zonder extra mensen.

Rekenvoorbeeld: wat levert het op?

Stel: een medewerker is dagelijks een uur kwijt aan het handmatig verwerken van inkomende opdrachten. Dat is vijf uur per week, twintig uur per maand. Vermenigvuldig dat met de werkelijke kostenprijs per uur en je hebt de maandelijkse kostenbesparing zodra de automatisering die taak overneemt.

Trek daar de maandelijkse beheerkosten van af en je houdt de netto besparing over. Deel de eenmalige bouwsom door die netto besparing en je weet de terugverdientijd. Wil je dit concreet doorrekenen voor jouw situatie? Bekijk ons rekenkader voor de ROI van automatisering.

Maatwerk vs. stapel abonnementen

Veel bedrijven gebruiken vijf tot tien losse SaaS-tools naast elkaar, elk met een eigen abonnement, eigen login en eigen beperkingen. De combinatie van die abonnementen kost maandelijks meer dan een maatwerkoplossing die alles in één keer afhandelt.

Maatwerk heeft een hogere eenmalige investering, maar brengt geen kosten per gebruiker met zich mee, schaalt zonder meerkosten en is precies ingesteld op jouw werkwijze. Lees de volledige vergelijking op maatwerksoftware vs. standaardpakket.