Simplicate automatiseren: koppel je projectadministratie aan AI
Uren najagen, offertes overtikken naar projecten, de facturatieweek — het meeste handwerk rond Simplicate is te automatiseren. We koppelen je projectadministratie aan AI via n8n of de Simplicate API, inclusief beheer.
Vertrouwd door
Wat kun je automatiseren met Simplicate?
Het korte antwoord: de hele keten van offerte tot factuur.
Met een Simplicate-koppeling automatiseer je het handwerk tussen sales, projecten en facturatie: geaccepteerde offertes die vanzelf een ingericht project worden, urencontrole met gerichte herinneringen, conceptfacturen op basis van geschreven uren, aanvragen die automatisch in je salesfunnel belanden en budgetbewaking per project. Simplicate heeft een REST API en webhooks — vrijwel alles wat je team nu handmatig bijhoudt, kan software dus ook, op het moment dat het nodig is.
Voor dienstverleners zit de winst vooral in de keten, niet in losse taken. Uren zijn daarin de rode draad: wat je team schrijft moet kloppen met de planning, het projectbudget én de factuur, en elke handmatige overdracht tussen die stappen is een plek waar het misgaat. Automatisering bewaakt die keten doorlopend, en AI voegt het leeswerk toe — een aanvraag of gespreksnotitie wordt vanzelf een nette verkoopkans. Hieronder de vijf automatiseringen die we het vaakst bouwen.
Vijf Simplicate-automatiseringen die uren schelen
Per automatisering: wat er gebeurt en welk handwerk verdwijnt.
Offerte-naar-project
Zodra een offerte in Simplicate wordt geaccepteerd, richt de flow het project in: diensten, budget en projectteam staan klaar, en de klant krijgt automatisch een startbevestiging.
Offertegegevens opnieuw invoeren als project en de opstartweek die daardoor blijft liggen.
Urencontrole en herinneringen
Een flow vergelijkt elke week de geschreven uren met de planning en stuurt collega’s met ontbrekende uren een gerichte herinnering — alleen aan wie het nodig heeft.
Elke maandag achter collega’s aanzitten voordat je de weekcijfers kunt vertrouwen.
Van uren naar conceptfactuur
Aan het einde van de periode bundelt de flow goedgekeurde uren per project tot conceptfacturen in Simplicate — nacalculatie of vaste prijs, volgens de afspraak per klant.
De facturatieweek: uren narekenen, regels samenstellen en facturen die pas halverwege de maand de deur uit gaan.
Aanvragen in je salesfunnel
Een aanvraag via je website of inbox wordt automatisch een organisatie en verkoopkans in Simplicate. AI leest het bericht en vult de kans met context, zodat opvolgen direct kan.
Leads overtikken vanuit je mailbox — en de aanvragen die daarbij tussen wal en schip raken.
Budget- en capaciteitssignalen
De flow vergelijkt doorlopend geschreven uren met projectbudgetten en planning, en meldt het zodra een project uit de pas loopt — vóórdat het budget op is.
Maandelijks rapportages doorspitten en overschrijdingen pas ontdekken als de uren al gemaakt zijn.
Deze vijf staan niet op zichzelf. Hoe je offerteproces breder te automatiseren is, lees je op offertes automatiseren, en de facturatiekant vind je op facturatie en administratie automatiseren. Twijfel je welk proces je als eerste aanpakt? Dat is precies waar workflow optimalisatie mee begint.
Drie routes naar een Simplicate-koppeling
Welke route past, hangt af van wat je automatiseert en hoeveel projectlogica het proces kent.
Kant-en-klare n8n-flows
n8n heeft geen eigen Simplicate-node, maar praat via de HTTP-node rechtstreeks met de Simplicate REST API. Voor standaardflows — urenherinneringen, offerte-naar-project, signalering — is dit de snelste en voordeligste route.
Grens: zodra een flow veel projectlogica of AI-leeswerk bevat, wordt puur n8n onoverzichtelijk.
Maatwerk-koppeling via de API
Een eigen koppeling op de Simplicate REST API, met webhooks zodat Simplicate zelf meldt wanneer er iets gebeurt — een geaccepteerde offerte, een nieuwe verkoopkans. De juiste keuze bij meerdere systemen of bedrijfsspecifieke factuurafspraken.
Duurder in de bouw dan een n8n-flow, maar robuuster in beheer en flexibeler bij uitzonderingen.
AI-agent die met Simplicate werkt
Simplicate heeft een officiële MCP-koppeling waarmee AI-tools direct met je omgeving praten. Een AI-agent leest bijvoorbeeld een aanvraag of gespreksnotitie en zet de verkoopkans of projectupdate klaar.
Kies dit als het proces leeswerk en beslissingen bevat — en houd de eindcontrole altijd bij een mens.
In de praktijk combineren we routes: n8n als ruggengraat, AI-stappen waar gelezen of besloten moet worden, maatwerk waar de projectlogica dat vraagt. Meer daarover lees je op n8n-automatisering en AI-agents.
Van geschreven uren tot conceptfactuur in Simplicate
De flow die bij dienstverleners het meeste oplevert, stap voor stap.
Periode sluit
Op de laatste werkdag van de maand start de flow en haalt hij alle geschreven uren per project op uit Simplicate — inclusief tarieven en factuurafspraken.
Flow controleert
De flow vergelijkt de uren met planning en projectbudget. Ontbrekende uren, afwijkende tarieven of budgetoverschrijdingen komen op een lijst voor de projectleider.
Conceptfacturen staan klaar
Per klant bundelt de flow de goedgekeurde uren tot conceptfacturen in Simplicate — nacalculatie of vaste termijn, precies volgens de afspraak in het project.
Mens keurt goed
De projectleider loopt de concepten na en verstuurt ze. Twijfelgevallen — veel meeruren, een nieuw tarief — worden apart gemeld in plaats van stilletjes gefactureerd.
Deze flow verandert de facturatieweek in een controle-uurtje, en facturen gaan dagen eerder de deur uit — dat scheelt direct in je cashflow. De menselijke controle blijft bewust in de flow staan: de flow bereidt voor, je projectleider beslist.
Wat kost een Simplicate-koppeling?
Eén vast maandbedrag, inclusief bouw, beheer en doorontwikkeling.
Een Simplicate-koppeling met AI kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Waar je in die bandbreedte uitkomt, hangt af van de scope: één overzichtelijke flow — zoals urenherinneringen — zit aan de onderkant, de volledige keten van offerte tot conceptfactuur zit hoger.
Het maandbedrag dekt ook het bijhouden van de koppeling. Factuurafspraken veranderen, er komen projectsoorten bij en je team groeit — dat lossen wij op zonder meerwerk-facturen. Hoe die prijsopbouw precies werkt, lees je op wat kost een AI-medewerker. Wil je eerst weten of het uit kan? De gratis AI-scan rekent het vooraf met je door.
Hetzelfde patroon, bewezen in de praktijk
Een gepubliceerde Simplicate-case hebben we nog niet. Deze projecten volgen wel precies hetzelfde patroon: informatie komt binnen, AI leest en structureert, het systeem wordt bijgewerkt.
Matching van dagen naar minuten
Voor DFA Connect leest het systeem opdrachten automatisch in, structureert de gegevens en genereert voorstellen. Documenten in, gestructureerde data uit — hetzelfde patroon als een aanvraag die een verkoopkans in Simplicate wordt.
Uren per week bespaard op e-mailverwerking
Voor Volt4U leest AI elke binnenkomende e-mail, classificeert het bericht en zet urgente klantvragen bovenaan. Hetzelfde leeswerk dat een salesfunnel-flow doet op de aanvragen in jouw inbox.
Veelgestelde vragen over de Simplicate-koppeling
De antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem in het gesprek.
Kun je Simplicate koppelen aan AI?
Ja. Simplicate heeft een REST API en webhooks waarmee software projecten, uren, verkoopkansen en facturen kan lezen en aanmaken, plus een officiële MCP-koppeling voor AI-tools. AI zit niet ín Simplicate, maar in de laag eromheen: een AI-model leest bijvoorbeeld een aanvraag of gespreksnotitie, en de koppeling zet het resultaat als verkoopkans of projectupdate klaar.
Wat kost een Simplicate-koppeling?
Een Simplicate-koppeling met AI kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén overzichtelijke flow, zoals urenherinneringen, zit aan de onderkant van die bandbreedte. De volledige keten van offerte tot conceptfactuur, met AI-leeswerk erin, zit hoger.
Werkt dit met n8n?
Ja. Een kant-en-klare Simplicate-node heeft n8n niet, maar via de HTTP-node praat n8n rechtstreeks met de Simplicate REST API — dat zeggen we er eerlijk bij. In de praktijk maakt het weinig uit: dezelfde flows zijn ermee te bouwen, en bij veel uitzonderingen of AI-stappen combineren we n8n toch al met maatwerk.
Is een koppeling met onze projectadministratie veilig?
Ja, mits goed ingericht. Simplicate werkt met een API-key en secret, en elk token erft precies de rechten van de gebruiker waarvoor het is aangemaakt — de koppeling kan dus nooit meer dan die gebruiker mag. Alle verbindingen zijn versleuteld en we volgen de AVG. Draait de automatisering op self-hosted n8n, dan blijft je data binnen je eigen omgeving.
Vervangt dit onze officemanager of projectleiders?
Nee. De automatisering doet het bijhoudwerk: uren controleren, conceptfacturen klaarzetten, signaleren wat uit de pas loopt. Je projectleiders beslissen wat er met die signalen gebeurt en keuren facturen goed. In de praktijk krijgen ze juist grip terug, omdat Simplicate altijd actueel is.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
In één gesprek brengen we drie concrete kansen in kaart waar AI direct uren bespaart in jouw bedrijf.
Plan een gratis AI-scan→Wat een agent kan oppakken
