Leveranciersprijzen automatisch actueel houden met AI

Een offerte is een optelsom van prijzen die iemand handmatig heeft opgehaald bij een stuk of tien leveranciers. Portaal in, prijslijst checken, portaal uit, en bij de volgende leverancier weer opnieuw. Leveranciersprijzen actueel houden kost dus tijd, en dat is precies het probleem: tegen de tijd dat de klant tekent, is die optelsom vaak alweer verouderd.

In dit artikel lees je waarom dat je geld kost, wat er verandert als een AI-agent die prijzen zelf ophaalt, en wanneer je een prijsstijging eigenlijk mag doorberekenen aan je klant.

Je offerte is gebaseerd op prijzen van een paar weken oud

Bouwleveranciers hanteren doorgaans een geldigheidsduur van dertig dagen op hun offertes, en voor sommige materialen, zoals bouwstaal, gelden zelfs dagprijzen. Bouwcenter Swinkels laat op zijn eigen prijzenpagina precies zien hoe dat werkt: naast de basisprijs lopen er het jaar door toeslagen mee, zoals een energietoeslag van drie procent op de netto orderwaarde.

Het scherpste punt: bij zo'n toeslag staat er vaak bij dat die ook geldt voor offertes die al bij de klant liggen. Jouw offerte van vorige maand is dan, zonder dat je het ziet, stilletjes duurder geworden. Een andere leverancier, CPE, meldt zelfs dagelijks nieuwe prijsaanpassingen binnen te krijgen.

Reken je in april met de prijzen van dat moment en wordt er pas eind mei geleverd, dan kan die verhoging alsnog bij jou terechtkomen. Precies dat scenario beschrijft Baak Juristen in hun uitleg over wat een leverancier wel en niet mag doorberekenen.

Het gevolg is dat je op het laatste moment nog een keer alle portalen langsgaat om te checken of je raming nog klopt. Hetzelfde uitzoekwerk, voor de tweede keer, op hetzelfde project.

Wat een AI-agent daaraan verandert

Een AI-agent is software die een taak zelfstandig afwerkt in plaats van een scherm voor je klaarzetten. Je geeft de opdracht mee (zoek uit wat deze materialen vandaag kosten) en de agent werkt dat af, binnen de grenzen die jij vooraf instelt.

Het belangrijkste verschil met een gewone koppeling: je leverancier hoeft er niets voor te doen. Mailt hij zijn prijslijst als PDF, dan leest de agent die uit je mailbox. Heeft hij een echte koppeling, dan gebruikt de agent die. De technische afspraak die daarachter zit heet MCP, en die kun je op dezelfde manier inzetten voor je boekhoudpakket of CRM.

Je richt het één keer in aan jouw kant, en dekt daarmee alle leveranciers af in plaats van alleen de paar die toevallig een nette portal hebben. En je kunt dezelfde check op meerdere momenten laten draaien: bij de calculatie, op de dag dat de klant tekent, en nog een keer bij de bestelling.

Eerlijk erbij: dit werkt het best bij leveranciers die iets digitaals sturen, een portal, een PDF, een mail. Puur telefonisch contact is nog het lastigst om te automatiseren, en een agent die zelfstandig doorvraagt bij een leverancier heeft toezicht nodig. Wat wel klopt: je hoeft niet te wachten tot je hele leveranciersbestand digitaal is voordat jij er iets aan hebt.

Wanneer mag je die prijsstijging eigenlijk doorberekenen?

Dit is het juridische stuk dat de meeste ondernemers overslaan, en dat is jammer, want het bepaalt wie de rekening betaalt.

Uit de rechtspraak komt een vuistregel: een kostenverhoging wordt pas als aanzienlijk gezien vanaf ongeveer vijf procent van de aanneemsom. AAFF legt uit dat je als aannemer bovendien op tijd moet waarschuwen dat een prijsverhoging eraan komt, en dat de oorzaak niet aan jou zelf mag liggen.

Alles onder die grens is in de praktijk vaak gewoon ondernemersrisico, en dat risico ligt bij jou. Een raming die is opgebouwd uit prijzen van een maand oud, is dus niet zomaar een administratief ongemak. Het is een gok met je eigen marge.

Dat is precies waarom actuele prijzen op het moment van tekenen zoveel waard zijn. Niet omdat je daarmee elke stijging kunt doorberekenen, maar omdat je vooraf weet waar je staat, in plaats van dat je er via de rechtspraak achter komt.

Waar dit niet voor is

Er zijn situaties waarin dit weinig oplevert.

Koop je vrijwel alles bij één leverancier met een portal waar de actuele prijs gewoon in staat, dan los je met één inlog al op wat hier met tien wordt opgelost. Liggen je prijzen contractueel een jaar vast, dan heeft verversen geen zin. En bestaat je product niet uit losse materialen die je apart inkoopt, dan valt het hele rekenprobleem weg.

De winst zit in de combinatie van veel leveranciers, veel losse onderdelen, en prijzen die daadwerkelijk bewegen. Herken je dat niet in je eigen bedrijf, dan is dit voor jou nog niet aan de orde.

Waar begin je?

Niet bij het automatiseren van je hele inkoop. Begin klein.

Kies de materialen waar het meeste geld in omgaat, meestal drie tot vijf posten die samen het grootste deel van je materiaalkosten vormen. Begin bij de rommeligste leverancier, degene die alleen mailt of belt, want als het daar werkt, werkt het overal. En houd het in het begin read-only: laat de agent alleen ophalen, niets veranderen. Dat scheelt de helft van je zorgen over veiligheid.

En daarna kan een agent ook zelf afrekenen

Wat hier nog bij komt, is dat er nu een standaard in ontwikkeling is die betalen tussen systemen zelf regelt, bekend als x402. Coinbase heeft het protocol ontwikkeld en samen met Cloudflare de x402 Foundation opgericht, inmiddels ondergebracht bij de Linux Foundation.

Dat betekent dat een agent straks ook een klein bedrag kan afrekenen bij een partij waar je nog geen relatie mee hebt, zonder contract of inlog vooraf. Voor je bestaande leveranciers is dat vandaag nog niet nodig, want daar krijg je de prijs gewoon als je erom vraagt. Wil je weten wat dat voor AI-agents in de praktijk betekent, dan hebben we dat eerder uitgewerkt.

Veelgestelde vragen

Wat is een AI-agent precies?

Software die een taak zelfstandig afwerkt in plaats van te wachten tot jij op een knop drukt. Je geeft een opdracht mee, de agent bepaalt onderweg welke stappen nodig zijn, en werkt binnen grenzen die jij vooraf instelt.

Moet mijn leverancier hieraan meewerken?

Nee. Mailt hij een prijslijst, dan leest de agent die uit je mailbox. Heeft hij een koppeling, dan gebruikt de agent die. Je richt het aan jouw kant in, en bent dus niet afhankelijk van de traagste partij in je leveranciersbestand.

Kan dit via Exact, AFAS of een ander pakket?

Ja, als je voorraad- of inkoopdata al digitaal in zo'n pakket staat, is de koppeling via MCP relatief snel te bouwen. Zit je materiaalberekening nog in een schrift of losse spreadsheet, dan is dat de eerste stap, los van AI.

Wat kost zoiets?

Dat hangt af van het aantal leveranciers en hoe rommelig hun data is. Een indicatie van wat maatwerk AI in verschillende situaties kost, lees je in dit overzicht met concrete voorbeelden.

Dit is het eerste deel van een korte serie

Ik ben sinds deze zomer onderdeel van het team van DenkBot, en dit is het eerste stuk in een korte serie over het soort werk dat als eerste verdwijnt zodra een AI-agent het overneemt: iets ophalen bij een ander, zonder dat die ander er extra werk voor hoeft te doen. Volgende delen komen eraan.

Loop je hier zelf tegenaan in je eigen bedrijf? Neem contact op, dan denken we met je mee.