AI Act: welke documentatie moet je bijhouden?

Het korte antwoord

De meeste pagina's over dit onderwerp geven een lijst van tien documenten en laten in het midden welke daarvan de wet eist en welke gewoon verstandig zijn. Dat verschil is precies wat je wil weten, want het scheelt dagen werk. Daarom eerst de scheidslijn.

Gebruik je AI-tools die niet hoog risico zijn — een chatbot op je site, een schrijfhulp, AI die facturen leest, e-mail sorteert of notulen maakt — dan legt de AI Act je geen technisch dossier op. Wat er dan hard staat, is dat je medewerkers voldoende van AI begrijpen om ermee te werken (artikel 4), en dat mensen weten wanneer ze met AI te maken hebben (artikel 50). Alles wat je verder vastlegt, leg je vast om díe twee te kunnen aantonen, of omdat de AVG het eist zodra er persoonsgegevens door de tool gaan.

Bouw je zelf AI, of zet je je merk op een systeem van een ander, dan schuif je op naar de rol van aanbieder. En zit je toepassing in bijlage III van de wet — beslissingen over mensen, zoals werving, beoordeling of kredietwaardigheid — dan komt het volledige dossier er wel. Die twee grenzen bepalen samen je hele documentatieplicht.

Welke verplichtingen wanneer ingaan

De AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) treedt gefaseerd in werking. In juli 2026 is die fasering aangepast door de zogeheten Digitale Omnibus: Verordening (EU) 2026/1744, gepubliceerd in het Publicatieblad op 24 juli 2026 en in werking sinds 27 juli 2026. Die wijziging is de reden dat veel pagina's over dit onderwerp inmiddels verkeerde data noemen. De stand van nu:

Voor hoog-risico-systemen die vóór 2 augustus 2026 al in gebruik waren geldt een aparte, veel latere termijn: december 2030. Het uitstel is dus geen afstel en ook geen versoepeling van de inhoud — de eisen blijven hetzelfde, er is alleen meer tijd om ze te halen, onder meer omdat de bijbehorende geharmoniseerde normen nog niet klaar waren.

Wat wél inhoudelijk verandert voor kleine bedrijven: de Omnibus voert lichtere verplichtingen in voor het mkb, waaronder vereenvoudigde technische documentatie, een kwaliteitssysteem dat in verhouding staat tot de omvang van het bedrijf en lagere boeteplafonds. Ook de geletterdheidsplicht is bijgesteld: je moet je medewerkers ondersteunen, niet een bepaald kennisniveau garanderen.

Risicoclassificatie zonder juridisch jargon

De hele wet hangt aan één vraag: hoe riskant is de toepassing? Niet hoe geavanceerd de techniek is, en niet hoe belangrijk het systeem is voor jouw bedrijfsvoering. Een AI-agent die je hele orderstroom draait is bedrijfskritisch, maar niet hoog risico. De wet kijkt naar het risico voor de mensen die met de uitkomst te maken krijgen.

Onaanvaardbaar risico: verboden

Social scoring, gedragsmanipulatie die schade veroorzaakt, emotieherkenning op de werkvloer of in het onderwijs, en het ongericht schrapen van gezichten van internet. Dit is sinds februari 2025 verboden. Sinds december 2026 staan daar ook AI-systemen bij die zonder toestemming intieme beelden van mensen genereren. Voor een gemiddeld mkb-bedrijf is deze categorie theorie, met één uitzondering die het niet is: emotieherkenning op je eigen personeel, bijvoorbeeld in een callcenter dat de stemming van medewerkers meet, valt eronder.

Hoog risico: het zware regime

Bijlage III noemt de toepassingen waar het echt om gaat. In mkb-taal: AI die meebeslist over de toegang van mensen tot werk, geld, onderwijs, zorg of overheidsdiensten. Concreet gaat het onder meer om systemen die sollicitanten selecteren of rangschikken, die beslissen over promotie of ontslag, die kredietwaardigheid van particulieren bepalen, die premies of acceptatie voor levens- en zorgverzekeringen berekenen, en om AI in kritieke infrastructuur. Bouw je zo'n toepassing, of gebruik je er een, dan geldt het volledige regime — vanaf 2 december 2027.

Er zit een uitzondering in die vaak wordt gemist. Een systeem dat in bijlage III staat is tóch niet hoog risico als het alleen een voorbereidende taak doet, een smalle procedurele handeling uitvoert, of menselijk werk verbetert zonder de beoordeling te vervangen. Een model dat binnengekomen cv's ontdubbelt en op volgorde van binnenkomst zet is geen selectiesysteem. Eén dat kandidaten een geschiktheidsscore geeft, is dat wel — ook als een recruiter formeel beslist. En let op de voorwaarde: wie zich op die uitzondering beroept, moet die beoordeling vóór ingebruikname schriftelijk vastleggen. De uitzondering is dus zelf een documentatieplicht.

Beperkt risico: transparantie

Hier valt het overgrote deel van wat het mkb doet. Chatbots, AI-gegenereerde teksten en beelden, AI die documenten samenvat of e-mail routeert. De plicht is smal en concreet: de mens aan de andere kant moet weten dat er een machine aan het werk is. Dit is de categorie waarin je waarschijnlijk zit, en waarvoor sinds 2 augustus 2026 dus wél iets geregeld moet zijn.

Minimaal risico: geen verplichtingen

Spamfilters, aanbevelingen in je webshop, voorspellend onderhoud, AI in je boekhoudpakket dat bonnetjes herkent. Geen specifieke plichten uit de AI Act. Wel gewoon de AVG als er persoonsgegevens door gaan.

Aanbieder of gebruiksverantwoordelijke: waar de verwarring zit

De AI Act geeft je een rol, en die rol bepaalt bijna alles. De verwarring ontstaat omdat mensen denken dat het over eigendom gaat of over wie de code schreef. Dat is het niet.

Het kantelpunt staat in artikel 25. Je bent gebruiksverantwoordelijke, maar je wordt aanbieder zodra je je eigen naam of merk op een hoog-risico-systeem zet, het wezenlijk wijzigt, of het beoogde doel zo verandert dat het systeem dáárdoor hoog risico wordt. Dat laatste is de sluiproute waar bedrijven in lopen: je koopt een taalmodel voor tekstsamenvattingen, iemand bedenkt dat het ook cv's kan scoren, en zonder dat er één regel code is geschreven ben je aanbieder van een hoog-risico-systeem geworden.

Voor bedrijven die maatwerk laten bouwen levert dit een praktische vraag op: wie is de aanbieder van software die speciaal voor jou is gemaakt? In de regel de partij die het systeem onder eigen naam en verantwoordelijkheid in gebruik neemt. Bij interne bedrijfssoftware is dat jij, ook als een bureau de bouw deed. Dat is geen probleem zolang de toepassing niet hoog risico is, maar het is wel iets om vóór de bouw af te spreken: wie levert de technische beschrijving, wie houdt hem bij als het systeem verandert, en wie is aanspreekbaar als er iets misgaat. Wij leggen die verdeling standaard vast in de opdrachtbevestiging, juist omdat het achteraf regelen betekent dat niemand het gedaan heeft.

Wat je concreet vastlegt als je AI gebruikt in plaats van bouwt

Dit is het praktische deel. Vier documenten, en het zijn er geen tien. Reken op een dag of twee werk voor de eerste versie, en een half uur per kwartaal om ze bij te houden.

01 — Het AI-register

Eén overzicht van elke AI-tool die in je bedrijf gebruikt wordt. Per regel: welke tool, welke leverancier, welk contracttype (gratis, zakelijk, API), wie hem gebruikt, voor welk proces, welke gegevens erin gaan, of daar persoonsgegevens bij zitten, en in welke risicocategorie de toepassing valt. Een spreadsheet volstaat.

Het register is geen expliciete eis uit de AI Act voor gebruiksverantwoordelijken, maar zonder register kun je geen van je andere plichten aantonen — en gaan er persoonsgegevens doorheen, dan moet de tool sowieso in je AVG-verwerkingsregister staan. Maak er dus één overzicht van, geen twee.

02 — De gebruiksinstructie voor medewerkers

Twee A4'tjes waarin staat welke tools zijn goedgekeurd, welke soorten gegevens er nooit in mogen (klantgegevens, personeelsdossiers, broncode, offertes van derden), dat AI-uitvoer wordt gecontroleerd voordat hij naar buiten gaat, en bij wie je terecht kunt als je twijfelt. Dit document doet dubbel werk: het is je invulling van de geletterdheidsplicht en het is je verweer als er ooit iets misgaat.

03 — Bewijs dat je het hebt uitgelegd

Artikel 4 vraagt dat je medewerkers ondersteunt in het begrijpen van AI. Sinds de Digitale Omnibus hoef je geen kennisniveau te garanderen, maar je moet nog steeds kunnen laten zien dat je iets hebt gedaan. Een datum, een deelnemerslijst en de sheets van een sessie van een uur zijn genoeg. Nieuwe medewerkers krijgen het bij de introductie.

04 — De afspraken met je leveranciers

Per tool uit je register: is er een verwerkersovereenkomst, staat daarin dat jouw invoer niet gebruikt wordt om modellen te trainen, waar staan de servers, en hoe lang bewaart de leverancier de gesprekken? Bij consumentenversies van AI-tools zijn die antwoorden er niet; bij de zakelijke varianten en API's wel. Dit is het punt waarop de meeste bedrijven ontdekken dat een deel van hun AI-gebruik op privé-accounts draait.

Daarnaast, als je een chatbot of AI-gegenereerde content naar buiten brengt: één zin op de plek waar de bezoeker hem tegenkomt. Geen verstopte alinea in de privacyverklaring, maar zichtbaar op het moment zelf. Dat is wat artikel 50 sinds augustus 2026 vraagt.

Wat erbij komt als het systeem wél hoog risico is

Gebruik je een hoog-risico-systeem, dan schrijft artikel 26 voor wat je als gebruiksverantwoordelijke doet. Kort: het systeem gebruiken zoals de aanbieder het bedoeld heeft, het menselijk toezicht beleggen bij mensen die daar de kennis en de bevoegdheid voor hebben, controleren dat de invoergegevens passen bij het doel, de werking monitoren en de aanbieder inschakelen bij problemen, en de automatisch gegenereerde logs minstens zes maanden bewaren. Werknemers over wie het systeem beslissingen neemt, moeten daar vooraf van weten. Gaat het om persoonsgegevens, dan komt daar een DPIA bij vanuit de AVG.

Dat laatste punt over logs is waar techniek en papier elkaar raken. "Wij houden toezicht" is makkelijk opgeschreven en moeilijk te bewijzen als achteraf niemand kan laten zien wát het systeem heeft gedaan. Bij AI die alleen tekst produceert is dat nog te overzien. Bij een AI-agent die zelf handelingen uitvoert in je systemen — een order aanmaken, een status wijzigen, een factuur klaarzetten — moet je logboek uit de koppelingslaag komen en niet uit een spreadsheet.

Dat is precies waarom wij AI-agents niet rechtstreeks op een database aansluiten maar via een MCP-server: je definieert daarin een afgebakende lijst handelingen die de AI mag uitvoeren, alles wat er niet in staat bestaat niet voor het model, en elke aanroep wordt gelogd met wie hem deed, wanneer en met welke gegevens. Wat je op papier belooft over afbakening en toezicht, is dan hetzelfde als wat het systeem technisch afdwingt. Hoe zo'n server werkt, staat op wat is een MCP-server.

Waar het in de praktijk misgaat

• Schaduw-AI. Het register klopt op de dag dat het gemaakt is. Drie maanden later gebruikt de helft van de afdeling een tool die er niet in staat. Vraag er bij elk kwartaaloverleg naar in plaats van één keer per jaar een inventarisatie te doen.
• Het gratis account. Bij consumentenversies van AI-tools heb je geen verwerkersovereenkomst en geen zekerheid over training op jouw invoer. Eén medewerker die een klantenlijst plakt om er een mailing van te maken, is een verwerking zonder grondslag.
• Toezicht dat alleen op papier bestaat. Menselijk toezicht betekent dat iemand de uitkomst kan overrulen én dat in de praktijk ook doet. Wordt er in honderd gevallen honderd keer op akkoord geklikt, dan is er geen toezicht maar een goedkeuringsknop.
• De leverancier wijzigt het model onder je koppeling. Je hebt getest, het werkte, en een half jaar later gedraagt hetzelfde systeem zich anders omdat er een nieuw model achter zit. Leg vast welke modelversie je gebruikt en test opnieuw bij een wissel.
• Logs die niet van jou zijn. Artikel 26 spreekt over logs "voor zover die onder jouw controle staan". Draait alles bij de leverancier, dan hangt je bewijspositie af van diens bewaartermijn. Controleer die voordat je hem nodig hebt.

De checklist

Voor elk bedrijf dat AI gebruikt:

• AI-register aangelegd met per tool: leverancier, contracttype, gebruiker, proces, soort gegevens en risicocategorie.
• Per tool bepaald in welke risicocategorie de toepassing valt — en bij een toepassing uit bijlage III die je níet als hoog risico beschouwt, die afweging schriftelijk vastgelegd.
• Gebruiksinstructie van twee pagina's geschreven en gedeeld: goedgekeurde tools, verboden gegevens, controleplicht, aanspreekpunt.
• Uitleg aan medewerkers gegeven en vastgelegd met datum en deelnemerslijst; opgenomen in de introductie van nieuwe medewerkers.
• Per tool gecontroleerd: verwerkersovereenkomst aanwezig, training op jouw data uitgesloten, serverlocatie bekend, bewaartermijn bekend.
• Privé- en gratis accounts voor zakelijk AI-gebruik uitgezet of vervangen door een zakelijk contract.
• Chatbots en AI-gegenereerde content zichtbaar als AI gemarkeerd, op de plek waar de bezoeker ze tegenkomt.
• Vastgelegd wie er aanspreekpunt is als er iets misgaat, en hoe een medewerker een probleem meldt.
• Register en instructie staan als terugkerende taak in de agenda, elk kwartaal.

Aanvullend, alleen bij een hoog-risico-toepassing (uiterlijk 2 december 2027):

• De gebruiksaanwijzing van de aanbieder gelezen en het systeem aantoonbaar binnen dat beoogde doel ingezet.
• Menselijk toezicht belegd bij een met naam genoemde persoon met de kennis en bevoegdheid om in te grijpen.
• Gecontroleerd dat de invoergegevens representatief zijn voor waar het systeem voor dient.
• Logs bewaard voor minimaal zes maanden, met een aantoonbare bewaarplek.
• Betrokken medewerkers vooraf geïnformeerd dat het systeem over hen wordt ingezet.
• DPIA uitgevoerd als er persoonsgegevens worden verwerkt.
• Getoetst of je door merknaam, wezenlijke wijziging of gewijzigd doel zelf aanbieder bent geworden.

Wil je dit naast de AVG-kant leggen, dan sluit onze AI-Act & AVG-checklist voor het MKB hier direct op aan: die gaat over grondslag, DPIA en klantdata in prompts, waar deze pagina over de vastlegging gaat.

Wat dit realistisch kost

Voor een mkb-bedrijf dat AI gebruikt maar niet bouwt, is het basispakket in één tot twee dagen te maken. Het meeste werk zit niet in het schrijven maar in het uitzoeken: welke tools worden er eigenlijk gebruikt, en op wiens account. Externe hulp is voor deze categorie zelden nodig. Dat verandert bij hoog-risico-toepassingen en bij bedrijven die AI in hun eigen product verwerken; daar zit een echt juridisch traject aan vast.

Twijfel je in welke categorie jouw toepassing valt, dan is dat meestal binnen een half uur uit te zoeken aan de hand van één vraag: neemt dit systeem een beslissing die de toegang van een mens tot werk, geld, onderwijs of zorg beïnvloedt? Is het antwoord nee, dan is de lichte route de juiste. Wil je die afweging samen doorlopen voor jouw situatie, plan dan een gesprek — daar zit geen advieskosten aan vast.